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¿Por qué las pequeñas empresas todavía usan cheques?

“Trabajo para una compañía cuyo fundador inventó el primer talonario de libretas de cheques personal de bolsillo y el práctico “cover” para llevarlo consigo. Nuestro logo sigue siendo el que se encuentra con más frecuencia en la esquina de esa pieza de papel rectangular que una vez fue ubicua. Por lo tanto, puede ser una sorpresa que, en la Semana Nacional de la Pequeña Empresa, defienda por qué los empresarios deberían dejar de enviar cheques por correo.” Vijay Balakrishnan – Vice Presidente de ePayments

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, los cheques siguen siendo el método de pago preferido. Incluso en nuestra economía digital en rápida evolución, los últimos datos de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP) muestran que los pagos B2B por cheque aumentaron entre 2013 y 2016.

Hay muchas razones por las cuales los propietarios de pequeñas empresas optan por los cheques. Los sistemas pagables y por cobrar se basan en cheques. Cambiar a diferentes sistemas significa una reingeniería difícil de los flujos de trabajo y una costosa sustitución de los sistemas contables. Los cheques son ampliamente aceptados y el pagador no necesita conocer los detalles bancarios confidenciales de los beneficiarios para enviar el pago.

Por supuesto, los empresarios inteligentes buscan constantemente nuevas soluciones. No se adhieren a las viejas formas simplemente porque el método es cómodo, o es el típico comentario “cómo siempre se han hecho las cosas”. Por el contrario, no quieren invertir en cada nueva cosa, por ejemplo en tecnología. Buscan una innovación “evolutiva” que perfeccione y mejore un sistema que ha funcionado bien para su negocio. Son escépticos de lo que se dice que es “revolucionario”, pero requiere abandonar lo que funciona para comenzar de cero.

El riesgo de fraude
Para protegerse contra el fraude, los empresarios buscan opciones de pago seguras que no requieren información confidencial del beneficiario, tienen puntos de contacto limitados y ofrecen múltiples niveles de control. Algunos, pero no todos, los pagos digitales requieren que el beneficiario comparta datos bancarios, lo que aumenta el riesgo de fraude.

Según una encuesta de 2018 realizada por Association for Financial Professionals o AFP por sus siglas en inglés, los ataques de fraude contra los sistemas de pago persisten. La vulnerabilidad al fraude aumenta con la cantidad de veces que se toca un pago. Un cheque enviado por correo puede ser tocado por hasta ocho personas durante su ciclo de vida.

Se llama “Snail Mail” por una razón, es lento.
El envío de cheques en papel también puede ser muy lento. Peor aún, los cheques se pueden perder o comprometer en tránsito, colocando la información de la cuenta de los empresarios en las manos equivocadas.

También hay ramificaciones de flujo de caja: mientras que el cheque de una pequeña empresa se envía por correo, los fondos se estancan en tránsito durante dos a tres días, en promedio. Esto puede ser paralizante para los empresarios que necesitan hacer pagos en el momento, muchos de los cuales recurren a la contratación de correos costosos o el pago de tarifas de expedición.

¿Cuánto costaría enviar un solo cheque? El costo de un sello, ¿verdad? En realidad, el costo de emitir un cheque en papel puede ser entre $ 4 y $ 20, cuando contabiliza el precio del cheque, más el envío y el tiempo que los empleados pasan escribiendo, enviando por correo, recolectando y reconciliando el cheque. Una estimación sugiere que las empresas gasten $ 235 en gastos de envío para enviar 500 cheques.

Lo mejor de ambos mundos
Cuando se trata de hacer pagos, muchos se sienten atrapados, en que desean conservar los beneficios de los cheques pero se sienten paralizados con las desventajas antes mencionadas que vienen con el envío por correo. Una solución que combina los dos mundos es el echeck, que no es EFT, ACH o Bill Pay en línea. En cambio, un echeck es todo lo que verifica un papel, pero se entrega en segundos por correo electrónico.

Los contribuyentes envían notificaciones por correo electrónico a los beneficiarios (uno a la vez o por lotes, según las preferencias del pagador). Los beneficiarios hacen clic en un enlace seguro en el correo electrónico para acceder, descargar e imprimir cheques, junto con la información de envío relacionada. Los beneficiarios depositan los cheques impresos en sus instituciones financieras como cualquier otro cheque.

En otras palabras: junta los beneficios de los cheques, sin necesidad de volcar los sistemas y procesos de pago, al tiempo que elimina las desventajas de enviarlos por correo. Los empresarios pueden temporizar los desembolsos al último segundo posible, otorgando un control sin precedentes sobre el flujo de efectivo. La entrega digital garantiza una seguridad mejorada y elimina la pérdida de cheques por correo. Enviar pagos y las remesas juntos, a la vez reduce los dolores de cabeza de la reconciliación.

¿Y qué empresario no quiere reducir los dolores de cabeza?

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